Standardisierung: Der Schlüssel zu High Performance und einer besseren Leistungskultur

Standardisierung wird oft als Gegensatz zu Flexibilität und Innovation gesehen, besonders in dynamischen Umfeldern wie Marketing, Vertrieb oder der Produktentwicklung. Doch diese Vorstellung ist ein Trugschluss. Tatsächlich führt eine durchdachte Standardisierung zu höherer Effizienz und Leistung, unabhängig vom Umfeld.

Meine Hypothese: Je stärker wir Standards etablieren und kontinuierlich verbessern, desto besser wird die Leistung unserer Teams und desto stabiler wird die gesamte Leistungskultur.

Der Trugschluss von Standardisierung als Hemmschuh

Standardisierung wird häufig als starr und hinderlich für Kreativität und Innovation wahrgenommen - immer wiederkehrend, langweilig, das Gleiche etc.. Doch das Gegenteil ist der Fall: Sie schafft die nötige Struktur, um effizient arbeiten zu können. Standardisierte Prozesse und Inhalte bieten einen verlässlichen Rahmen, innerhalb dessen sich Teams auf das Wesentliche konzentrieren können. Dies setzt kreative Ressourcen frei und erhöht gleichzeitig die Effizienz.

Die Wichtigsten Arten der Standardisierung

Standardisierung bedeutet nicht, alles auf einmal zu ändern, sondern Prozesse, Aktivitäten und Inhalte schrittweise zu optimieren. Dabei gibt es in meinen Augen zwei entscheidende Ebenen der Standardisierung (und ihr werdet mit Sicherheit noch weitere im Kopf haben):

• Wiederkehrende Prozesse: Diese Ebene betrifft alltägliche, administrative Aufgaben, die in jedem Unternehmen vorhanden sind. Dazu gehören Berichterstattung, Budgetfreigaben, operative Prozesse und ähnliche Aufgaben, die regelmäßig anfallen. Sie zu standardisieren bedeutet, sie effizienter zu gestalten und Fehleranfälligkeit zu minimieren.
• Best Practices zu einem Standard machen: In dynamischen Umfeldern geht es weniger darum, starre Prozesse einzuführen, sondern eher darum, aus erfolgreich durchgeführten Projekten zu lernen. Was hat gut funktioniert und warum? Diese Erkenntnisse sollten zu einem Standard gemacht werden, um zukünftige Projekte effizienter und erfolgreicher zu gestalten.

Schritt für Schritt zur Standardisierung

Der Prozess der Standardisierung beginnt mit der Analyse. Welche Tätigkeiten wiederholen sich regelmäßig? Welche Aufgaben erzeugen immer wieder die gleichen Herausforderungen? Hier ist ein wichtiger Punkt: Standardisierung ist kein einmaliger Akt, sondern ein fortlaufender Prozess.

1. Analyse: Der erste Schritt besteht darin, alle Tätigkeiten und Inhalte aufzulisten und zu identifizieren, welche regelmäßig wiederkehren oder in einer ähnlichen Art auftreten. Dies kann über ein einfaches Diagramm, ein Blatt Papier oder ein digitales Tool erfolgen.
2. Dokumentation: Jede Aufgabe sollte klar dokumentiert werden. Hier kommt der Begriff Standard Operating Procedures (SOPs) ins Spiel. SOPs sind detaillierte Anweisungen, wie wiederkehrende Aufgaben ausgeführt werden. Sie gewährleisten, dass jeder im Team genau weiß, wie eine bestimmte Aufgabe zu erledigen ist. Gerade für Best Practices o.ä. bieten sich zusätzlich Prinzipien-Kataloge und Best-Practice Datenbanken an, die eng mit den immer wiederkehrenden Kundenanforderungen und -Problemen verknüpft sind und regelmäßig ausgewertet werden.
3. Ressourcenbereitstellung: Bevor ein SOP wirklich funktionieren kann, muss sichergestellt sein, dass alle notwendigen Ressourcen vorhanden sind. Haben alle Teammitglieder Zugang zu den benötigten Tools, Informationen und Anleitungen? Muss ich ggf. Schulungen anbieten, da die SOP sehr umfangreich sind?
4. Überprüfung und Verbesserung: Sobald ein Prozess standardisiert ist, geht es darum, ihn kontinuierlich zu überprüfen und zu optimieren. Dinge, die heute gut funktionieren, könnten morgen ineffizient werden. Deshalb sollten SOPs regelmäßig auf den Prüfstand gestellt und angepasst werden.

Der Sport als Vorbild für Standardisierung: Stabhochsprung und NFL Playbooks

Ein Stabhochspringer verfolgt nicht nur einen strikten Trainingsablauf, er analysiert auch seine Sprünge. Durch die detaillierte Analyse erkennt er wiederkehrende Muster, die zu Standards werden, um die Technik weiter zu perfektionieren. Ein standardisierter Trainingsablauf bedeutet nicht, dass er auf Kreativität verzichtet, sondern dass er sich auf ein optimiertes System verlassen kann, das ihm mehr Raum für Spitzenleistung gibt.

Ein weiteres Beispiel findet sich in der NFL. Dort arbeiten die Teams mit Playbooks, die jeden Spielzug und jede mögliche Spielsituation beinhalten. Durch jahrelange Analyse haben sie die effektivsten Spielzüge standardisiert, um in einem dynamischen Wettbewerbsumfeld flexibel auf Situationen reagieren zu können. Trainer und Spieler wissen genau, welche Standards in jeder Situation greifen, was ihre Leistung und die Entscheidungsfähigkeit während des Spiels verbessert.

Standardisierung im Unternehmensalltag: Ein Marketing-Team-Beispiel

In einem unserer Kundenprojekte haben wir ein Marketing-Team unterstützt, das zunächst glaubte, Standardisierung kann nicht helfen. Alles sei zu unberechenbar, wir sollten lieber am Tea arbeiten. Das Team war überzeugt, dass jede Kampagne einzigartig sei und deshalb keine festen Prozesse eingeführt werden könnten. Doch durch eine Analyse mit dem Simplified Complexity Framework stellten wir fest, dass viele ihrer Aktivitäten wiederkehrende Muster aufwiesen und inhaltliche Überschneidungen hatten. Vieles folgte ähnlichen Abläufen und Logiken, auch wenn dies dem Team zunächst nicht bewusst war.

Gemeinsam mit dem Team entwickelten wir Best Practices und erstellten Vorlagen für die häufigsten Kampagnentypen. Diese Vorlagen halfen dabei, Prozesse zu standardisieren, ohne die kreative Freiheit des Teams einzuschränken. Das Ergebnis? Der Ressourcenaufwand wurde um mehr als 30 % gesenkt, während die Qualität und Erfolgsquote der Kampagnen deutlich stieg. Die Standardisierung ermöglichte es dem Team, wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten und mehr Raum für kreative Lösungen zu gewinnen.

Langfristiger Erfolg durch Standardisierung und deren Korrelation mit Performance

Standardisierung ist kein kurzfristiges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der den Grundstein für nachhaltigen Erfolg legt. Ich behaupte, dass Umfelder und ganze Organisationen mindestens 70-80 % Standardisierung erreichen können und dies zu einer deutlichen Effizienz- und Erfolgssteigerung. Dies gilt sowohl für statische als auch für dynamische Umfelder. Der Schlüssel liegt darin, kontinuierlich an der Verbesserung der Standards zu arbeiten, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

Studien zeigen eine deutliche Korrelation zwischen hohem Standardisierungsgrad und der Leistungsfähigkeit von Teams. Eine Untersuchung des Harvard Business Review belegt, dass Unternehmen mit stark standardisierten Prozessen eine um bis zu 25 % höhere Effizienz und Produktivität erreichen. Auch weitere Recherchen bestätigen, dass Teams, die sich auf klar definierte Standards und Prozesse stützen, schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Zielvorgaben zuverlässiger erreichen.

Fazit: Standardisierung als Erfolgsrezept

Die Standardisierung von Prozessen ist nicht nur in statischen Umfeldern ein Erfolgsfaktor. Auch in dynamischen Teams und Bereichen bringt sie erhebliche Vorteile. Sie schafft die notwendige Struktur, um kreative und wertschöpfende Tätigkeiten effizient umzusetzen. SOPs, Prinzipien, Vorlagen und die kontinuierliche Verbesserung der Standards sind dabei die entscheidenden Werkzeuge, die zu nachhaltigem Erfolg führen. Standardisierung bietet Flexibilität, Stabilität und Effizienz – der Schlüssel zu langfristiger Performance.

Lass uns mit der Umsetzung beginnen!

Ich wünsche dir einen erfolgreichen Tag!

Dein Simplify Complexity Partner

Florian

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